Aufbewahrungs- und Entsorgungsfristen
Unternehmen, Selbständige oder Institutionen sind gesetzlich dazu verpflichtet Akten, Daten, Unterlagen, Verträge fristgerecht aufzubewahren und auch zugänglich zu haben. Wie lange Sie das Archivgut aufbewahren müssen und wann Sie etwas entsorgen können, finden Sie in der Tabelle. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Archivdepot vier berät rein fachlich und führt keine Rechtsberatung durch. Für eine Fehlerfreiheit wird ausdrücklich nicht garantiert.
| Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2023 vernichten: |
Aufbewahrungsfrist Jahre |
Vernichtbare Unterlagen aus den Jahren bzw. mit letztem Eintrag im Jahr |
|---|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. |
10 | 2012 und früher |
| Abrechnungsunterlagen, soweit keine Buchungsgrundlage |
6 | 2016 und früher |
| Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage |
10 | 2012 und früher |
| Abschlußübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) |
10 | 2012 und früher |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2016 und früher |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | 2012 und früher |
| Akkreditive | 10 | 2012 und früher |
| Aktenvermerke | 6 | 2016 und früher |
| Angebote | 6 | 2016 und früher |
| Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) | 10 | 2012 und früher |
| Anhang | 10 | 2012 und früher |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | 2012 und früher |
| Anlagenverzeichnis | 10 | 2012 und früher |
| Anlagezu- und Abgangsmeldungen | 10 | 2012 und früher |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2016 und früher |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 | 2012 und früher |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2016 und früher |
| Auftrags- und Bestellunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 | 2016 und früher |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2012 und früher |
| Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) | 10 | 2012 und früher |
| Bankbelege | 10 | 2012 und früher |
| Bankbürgschaften | 6 | 2016 und früher |
| Baubücher | 6 | 2016 und früher |
| Bauakten | 6 | 2016 und früher |
| Baugenehmigungen | 6 | 2016 und früher |
| Baupläne | 6 | 2016 und früher |
| Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr | 6 | 2016 und früher |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger |
6 | 2016 und früher |
| Belege (soweit Buchungsgrundlage) | 10 | 2012 und früher |
| Belegzusammenstellungen | 10 | 2012 und früher |
| Bestellungen | 6 | 2016 und früher |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage |
10 | 2012 und früher |
| Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) |
10 | 2012 und früher |
| Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2016 und früher |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2016 und früher |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Bewirtungsunterlagen und Belege | 10 | 2012 und früher |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2012 und früher |
| Bilanzprotokoll (EDV) | 10 | 2012 und früher |
| Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste) | 10 | 2012 und früher |
| Briefe | 6 | 2016 und früher |
| Buchungsanweisungen | 10 | 2012 und früher |
| Buchungsbelege | 10 | 2012 und früher |
| Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion | 10 | 2012 und früher |
| Buchungsprotokolle (EDV) | 10 | 2012 und früher |
| Buchführungsprogramme | 10 | 2012 und früher |
| Computerausdrucke mit Kontoauszügen | 10 | 2012 und früher |
| Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen |
10 | 2012 und früher |
| Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen |
10 | 2012 und früher |
| Computerausdrucke mit Offene-Posten-Listem |
10 | 2012 und früher |
| Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2016 und früher |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung |
10 | 2012 und früher |
| Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2016 und früher |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 10 | 2012 und früher |
| Depotauszüge | 10 | 2012 und früher |
| Depotbestätigungen | 10 | 2012 und früher |
| Depotbücher | 10 | 2012 und früher |
| Devisenunterlagen (allgemeine) | 6 | 2016 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Buchungsbelegen |
10 | 2012 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern |
10 | 2012 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Inventaren |
10 | 2012 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Lageberichten |
10 | 2012 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Konzernlageberichten |
10 | 2012 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) |
6 | 2016 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen |
10 | 2012 und früher |
| Dubiosenunterlagen | 10 | 2012 und früher |
| EDV-Journal | 10 | 2012 und früher |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Eingangsrechnungen (s.a. Rechnungsdoppel) | 10 | 2012 und früher |
| Einheitswertbescheide | 10 | 2012 und früher |
| Eröffnungsbilanz | 10 | 2012 und früher |
| Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2016 und früher |
| Exportunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Fahrtberichte | 6 | 2016 und früher |
| Fahrtenbücher | 10 | 2012 und früher |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) |
6 | 2016 und früher |
| Fakturier-Journal | 10 | 2012 und früher |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | 10 | 2012 und früher |
| Finanzberichte | 6 | 2016 und früher |
| Frachtbriefe | 6 | 2016 und früher |
| Freistellungsbescheinigung – allgemein gültig – des Bauunternehmens (Kopie) |
6 | 2016 und früher |
| Freistellungsbescheinigung – auf konkreten Auftrag beschränkt – (Original) |
6 | 2016 und früher |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Gehaltskonten | 6 | 2016 und früher |
| Gehaltslisten | 10 | 2012 und früher |
| Geschäftsberichte | 10 | 2012 und früher |
| Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6 | 2016 und früher |
| Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2016 und früher |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) |
10 | 2012 und früher |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2012 und früher |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 | 2012 und früher |
| Gutschriften | 10 | 2012 und früher |
| Handelsbilanz | 10 | 2012 und früher |
| Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6 | 2016 und früher |
| Handelsbücher | 10 | 2012 und früher |
| Handelsregisterauszüge | 6 | 2016 und früher |
| Hauptabschlußübersicht | 10 | 2012 und früher |
| Hauptbuch | 10 | 2012 und früher |
| Hauptbuchkonten | 10 | 2012 und früher |
| Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Inventar | 10 | 2012 und früher |
| Inventarunterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Investitionszulagenanträge | 6 | 2016 und früher |
| Jahresabschlüsse | 10 | 2012 und früher |
| Jahresabschlusserläuterungen | 6 | 2016 und früher |
| Jahresabschlußlisten | 10 | 2012 und früher |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
10 | 2012 und früher |
| Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) |
6 | 2016 und früher |
| Kassenberichte | 10 | 2012 und früher |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2012 und früher |
| Kassenzettel ,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2016 und früher |
| Kommissionslisten | 6 | 2016 und früher |
| Konsignationslager-Unterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Konsolidierungsunterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
10 | 2012 und früher |
| Kontenregister | 10 | 2012 und früher |
| Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) |
10 | 2012 und früher |
| Kontokorrentbücher und -kontenkarten |
10 | 2012 und früher |
| Konzernabschlüsse | 10 | 2012 und früher |
| Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) |
10 | 2012 und früher |
| Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) |
10 | 2012 und früher |
| Kostenvoranschläge | 6 | 2016 und früher |
| Kreditunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Lageberichte | 10 | 2012 und früher |
| Lagerbuchführung | 10 | 2012 und früher |
| Lagerprotokolle | 6 | 2016 und früher |
| Lieferscheine** | 10 | 2012 und früher |
| Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2012 und früher |
| Lohnbelege | 6 | 2016 und früher |
| Lohnkonten | 6 | 2016 und früher |
| Lohnlisten | 10 | 2012 und früher |
| Lohnunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 | 2012 und früher |
| Mahnungen und -bescheide | 6 | 2016 und früher |
| Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2016 und früher |
| Mietunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Mikrofilme mit Geschäftsbriefen | 6 | 2016 und früher |
| Mikrofilme mit Buchungsbelegen | 10 | 2012 und früher |
| Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen |
6 | 2016 und früher |
| Mikrofilme mit Arbeitsanweisungen für die Buchführung |
10 | 2012 und früher |
| Nachnahmebelege | 6 | 2016 und früher |
| Nebenbücher | 10 | 2012 und früher |
| OP-Listen (EDV) | 10 | 2012 und früher |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 | 2012 und früher |
| Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) |
6 | 2016 und früher |
| Patente und Unterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Portokassenbücher | 10 | 2012 und früher |
| Postgirobelege | 10 | 2012 und früher |
| Preislisten | 6 | 2016 und früher |
| Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm |
10 | 2012 und früher |
| Protokolle (allgemeiner Art) | 6 | 2016 und früher |
| Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2016 und früher |
| Prozessakten | 6 | 2016 und früher |
| Quittungen | 10 | 2012 und früher |
| Rechnungen | 10 | 2012 und früher |
| Rechnungen, die als Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, soweit keine andere Regelung greift. Dies gilt für Privatpersonen. |
2 | 2020 (Regelung gilt ab 1.8.2006) |
| Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen |
10 | 2012 und früher |
| Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach § 14a Abs. 1 UStG) |
10 | 2012 und früher |
| Rechtsstreitfälle mit Unterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Registrierkassenstreifen | 6 | 2016 und früher |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2012 und früher |
| Rentenversicherungsunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Repräsentationsaufwands-Unterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Sachkonten | 10 | 2012 und früher |
| Saldenbestätigungen | 10 | 2012 und früher |
| Saldenbilanzen | 10 | 2012 und früher |
| Schadensunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Schecks | 10 | 2012 und früher |
| Scheckunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 | 2016 und früher |
| Schuldtitel | 10 | 2012 und früher |
| Sparbücher | 6 | 2016 und früher |
| Sparprämienunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
10 | 2012 und früher |
| Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten | 6 | 2016 und früher |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2012 und früher |
| Steuerunterlagen | 10 | 2012 und früher |
| Steuererklärungen | 10 | 2012 und früher |
| Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) | 6 | 2016 und früher |
| Überstundenlisten | 6 | 2016 und früher |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | 2012 und früher |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2012 und früher |
| Verkaufsbücher | 10 | 2012 und früher |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2012 und früher |
| Vermögenswirksame Leistungen | 6 | 2016 und früher |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2016 und früher |
| Versicherungspolicen | 6 | 2016 und früher |
| Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) |
6 | 2016 und früher |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2012 und früher |
| Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) | 6 | 2016 und früher |
| Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) |
6 | 2016 und früher |
| Wechselbuch | 10 | 2012 und früher |
| Werbegeschenknachweise | 10 | 2012 und früher |
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2012 und früher |
| Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) |
10 | 2012 und früher |
| Zollbelege | 6 | 2016 und früher |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) | 10 | 2012 und früher |
| Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
10 | 2012 und früher |